ค ม อการใช งาน ระบบร บ-ส งหน งส ออ เล กทรอน กส คานา

Transcription

1 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 1 / 17 ค ม อการใช งาน ระบบร บ-ส งหน งส ออ เล กทรอน กส คานา เอกสารฉบ บน เป นเอกสารในล กษณะของค ม อการใช งานระบบร บ-ส งหน งส ออ เล กทรอน กส (E-Filing) โรงเร ยนอน บาลสต ล ซ งระบบน ถ กสร างข นเพ อใช ร บ-ส งหน งส อระหว างคร -บ คลากร ภายใน โรงเร ยนอน บาลสต ล ค ม อฉบ บน ได จ ดทาเพ อแนะนาว ธ การใช งานต างๆ ในระบบ อาท เช น การส งหน งส อ การร บหน งส อ รวมไปถ งแนะนาข อจาก ด และเง อนไขต างๆ ของการร บ-ส ง หน งส อ นอกจากน นค ม อฉบ บ น ย งแนะนาข นตอนการแปลงไฟล เป น PDF ในการส งเอกสารอ กด วย ฝ ายงานพ ฒนาระบบเคร อข ายข อม ลสารสนเทศ (งานบร หารงานท วไป) จ ดท าค ม อการใช งาน E-Filing ฉบ บน เพ อมอบให แก ผ ใช งานระบบ ได แก คร -บ คลากร โรงเร ยนอน บาลสต ล ฝ ายงานพ ฒนาระบบเคร อข ายข อม ลสารสนเทศ (งานบร หารงานท วไป) หว งเป นอย างย งว า ค ม อ ฉบ บน จะเป นประโยชน ส าหร บผ ใช งานในระบบได อย างด หากม ข อผ ดพลาดประการใด ฝ ายงานพ ฒนา ระบบเคร อข ายข อม ลสารสนเทศ (งานบร หารงานท วไป) ขออภ ยมา ณ โอกาสน ด วย งานพ ฒนาระบบเคร อข ายข อม ลสารสนเทศ งานบร หารงานท วไป โรงเร ยนอน บาลสต ล

2 1.ความต องการของระบบ ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 2 / 17 ความต องของระบบ ในท น หมายถ ง การใช งานระบบ E-Filing คร -บ คลากร อน บาลสต ล จะต องม ค ณสมบ ต ด งน - ม เคร องคอมพ วเตอร ท สามารถเช อมต ออ นเทอร เน ทได - ม เคร องพ มพ หร อเคร องแสกนเอกสาร - ม บ คลากรท ม ความสามารถในการใช งานคอมพ วเตอร อ นเทอร เน ท ระบบ E-Filing และพ มพ งานได - ม ซอฟต แวร ท จาเป นสาหร บการใช งานก บระบบ E-Filing ได แก * โปรแกรมเว บบราวเซอร สาหร บเป ดหน าเว บเพจ เช น IE หร อ FireFox * โปรแกรมสาหร บเป ดอ าน และสร างเอกสาร ได แก Microsoft Word, Excel และ Powerpoint * โปรแกรมสาหร บอ าน หร อสร างไฟล PDF เช น Acrobat Reader, Foxit, PDF Creator เป นต น

3 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 3 / 17 2.การเข าใช ระบบ ว ธ การเข าใช ระบบ E-Filing คร -บ คลากร อน บาลสต ล ด งน 2.1 เป ดโปรแกรมเวปบราวเซอร เข าเวปโรงเร ยนอน บาลสต ล (ด งร ปท 1) ร ปท 1 เวปไซด โรงเร ยนอน บาลสต ล 2.2 คล กเมน E-Filing จากน นจะปรากฏ (ด งร ปท 2) ร ปท 2 แบบฟอร ม login เข าส ระบบ

4 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 4 / พ มพ ช อผ ใช และ รห สผ าน (ทางผ ด แลระบบก าหนดไว ให แล ว) ลงใน ฟอร ม (ด งร ปท 3) แล วกดป ม เข าส ระบบ ร ปท 3 แสดงการกรอกช อผ ใช และ รห สผ าน เข าส ระบบ กรณ ช อผ ใช และ รห สผ าน ท ใส ไม ถ กต อง ระบบจะแสดงกล องข อความส แดง เข ยนว า กร ณา ป อนช อและรห สผ าน ใหม คร บ (ด งร ปท 4) ให ผ ใช ท าการพ มพ ช อผ ใช และรห สผ าน ท ถ กต องลงในฟอร ม แล วกด ป มเข าส ระบบอ กคร ง ร ปท 4 แสดงข อความ กรณ กรอกช อผ ใช และรห สผ าน ผ ด

5 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 5 / 17 เม อ ช อผ ใช และ รห สผ าน ถ กต อง ให ส งเกตช อผ ใช ว าเป นช อเราหร อไม และระบบจะเข าส หน า หน งส อเข า (ด งร ปท 5,6) ร ปท 5 แสดงช อผ เข าระบบ ร ปท 6 แสดงหน าแรกหน งส อเข าหล ง เข าระบบ

6 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 6 / 17 การจ ดเตร ยมไฟล เป น ไฟล PDF เพ อทาการส งไฟล 1. เป ดไฟล งานต นฉบ บ ท ต องการส ง 2. บ นท กไฟล ใหม ด งน โดยนาเมาส ไปช ท บ นท กเป น แล วคล กเล อกชน ดไฟล เป น PDF หร อ XPS ด งน [3.จะปรากฏหน าต างน ให เล อก Drive ท จะเก บ ใช ช อไฟล เป นภาษาอ งกฤษหร อต วเลข แล วคล กป ม 1. เล อก Drive ท จะเก บ 2.พ มพ ช อไฟล เป นภาษาอ งกฤษหร อต วเลข 3.ชน ดเอกสาร เป น PDF 4.คล ก จ ดพ มพ

7 4. จะได ไฟล PDF ด งน ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 7 / 17 3.การส งหน งส อ 3.1 ให ผ ใช ทาคล กเล อกท เมน ส งหน งส อ จากน นจะปรากฏแบบฟอร มส งหน งส อ (ด งร ปท 7) ร ปท 7 แสดงแบบฟอร มสาหร บ ส งหน งส อ

8 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 8 / ให ผ ใช ทาการกรอกข อม ลด งต อไปน ลงในแบบฟอร ม ข อม ลท หน งส อ (เป นส วนท จาเป นต องกรอกท กคร งท ท าการส ง) ข อม ลช อเร อง (เป นส วนท จาเป นต องกรอกท กคร งท ท าการส ง) เร องโดยย อ (ส วนน ผ ส งอาจจะไม ต องกรอก ก ได ) ข อม ลผ ร บหน งส อ (เป นส วนท จ าเป นต องกรอกท กคร งท ทาการส ง) ในส วนข อม ล ผ ร บ ผ ส งสามารถส งเป นรายสายช น หร อรายบ คคล ก ได ในระบบ E-Filing คร - บ คลากร อน บาลสต ล ได จ ดกล มไว ท งหมด 12 กล ม ได แก 1. ผ บร หาร 2. สายช นอน บาล 1 3. สายช นอน บาล 2 4. สายช นประถมฯ 1 5. สายช นประถมฯ 2 6. สายช นประถมฯ 3 7. สายช นประถมฯ 4 8. สายช นประถมฯ 5 9. สายช นประถมฯ เจ าหน าท ห องพ เศษ 11. เจ าหน าท ธ รการ 12. ผ ด แลระบบ

9 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 9 / 17 ในส วนท จาเป นต องกรอกท กคร งท ทาการส ง หากเม อใดผ ส งล ม หร อไม กรอกข อม ล ระบบจะไม ดาเน นการส งหน งส อให และระบบจะแสดงข อความเต อนให ผ ใช ระบ ข อม ลในส วนท ย งไม ได กรอก ต วอย างฟอร มหน งส อส ง (ด งร ปท 8) ร ปท 8 ต วอย างการกรอกแบบฟอร มส งหน งส อ ท ครบถ วนถ กต อง หล งจากกรอกข อม ล ลงฟอร มหน งส อส งเร ยบร อยแล ว ให คล กป มถ ดไป (ด งร ปท 9) คล ก ป ม ถ ดไป ร ปท 9 คล กป มถ ดไป

10 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 10 / ให ผ ใช ทาการส งหน งส อ หร อเอกสารแนบ (ด งร ปท 10-13) เล อกประเภทหน งส อ หร อเอกสารแนบ จากน นระบ หมายเลขหน า เล อกไฟล ท ต องการส ง โดยคล กป ม Browse คล ก ป ม Browse ร ปท 10 ฟอร มแนบเอกสาร 1. เล อก Drive ท เก บ เอกสาร 2. เล อกไฟล ท ต องการ จ ดส ง 3. คล ก ท น ร ปท 11 ฟอร มเอกสารท ต องการแนบ

11 เง อนไขในการส งหน งส อ และเอกสารแนบ ม ด งน ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 11 / 17 -หน งส อ หร อเอกสารแนบท ส งแต ละคร งจะต องม ขนาดของไฟล ไม เก น 4 MB -การส งหน งส อ และเอกสารแนบสามารถทาได หลายคร งตามต องการ -การส งหน งส อ และเอกสารแนบ ต องระบ หมายเลขหน าท กคร ง ต วอย างเช น 1, 1-15 เป นต น หากไม กรอกข อม ลส วนน จะไม สามารถทาการส งหน งส อ และเอกสารแนบได -ไฟล หน งส อ หร อเอกสารแนบ ชน ดไฟล ท สามารถส งได ได แก ไฟล ภาพ (เช น.jpeg,.png,.gif,.bmp) ไฟล เอกสาร จาก Word, Excel และ PDF คล ก ป ม ส งเอกสารแนบ ร ปท 12 ฟอร ม ส งเอกสารแนบ หล งจากท คล ก ป มส งเอกสารแนบเร ยบร อยแล ว จะปรากฏรายการไฟล แนบท ส งแล ว (ด งร ปท 13)

12 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 12 / 17 ร ปท 13 หน าต างแสดงรายการไฟล หน งส อ หร อเอกสารแนบท ได ท าการส ง เง อนไขในการส งหน งส อ และเอกสารแนบ ม ด งน - หน งส อ หร อเอกสารแนบท ส งแต ละคร งจะต องม ขนาดของไฟล ไม เก น 4 MB (เมกะไบต ) - การส งหน งส อ และเอกสารแนบสามารถทาได หลายคร งตามต องการ - การส งหน งส อ และเอกสารแนบ ต องระบ หมายเลขหน าท กคร ง โดยสามารถพ มพ เป นข อความก ได ต วอย างการกรอกข อม ล เช น 1, 1-5, หร อพ มพ ข อความว า ท กหน า ก ได หากไม กรอกข อม ลส วนน ผ ใช ไม สามารถทาการส งหน งส อ และเอกสารแนบได - ไฟล หน งส อ หร อเอกสารแนบ ชน ดไฟล ท สามารถส งได ได แก * ไฟล ภาพ (เช น.jpg.png.gif.bmp) * ไฟล เอกสาร จาก Word, Excel หร อ PDF

13 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 13 / 17 เม อไม ม การส งเอกสารแนบแล ว ให กดป มเสร จส นการส งเอกสาร จากน นจะปรากฏหน าหน งส อ ออก (ด งร ปท 14) ร ปท 14 ฟอร มหน าต างหน งส อออก และหน งส อท ทาการส งออกไป สามารถตรวจสอบได ท เมน หน งส อออก (ด งร ปท 15) คล ก เมน หน งส อออก หน งส อท พ งถ กส งออกไป ร ปท 15 ฟอร มหน าต างหน งส อออก

14 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 14 / 17 4.การร บหน งส อ ข นตอนการร บหน งส อ ด งน 4.1 หล งจากท กรอกช อผ ใช และรห สผ านเร ยบร อย ถ าม หน งส อเข ามาใหม และย งไม ได เป ดอ าน จะม Icon ล าส ด กระพร บ ท หล งหน งส อเข า และท เมน หน งส อเข าจะม เลขแสดงบอกว าม ก ฉบ บท เข ามา ใหม (ด งร ปท 16) ร ปท 16 ฟอร มหน าต างหน งส อเข า 4.2 สามารถเป ดหน งส ออ านได ตามล กศรช 2 ตาแหน ง (ด งร ปท 17) ร ปท 17 ฟอร มตาแหน งเป ดหน งส อ

15 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 15 / หล งส อคล กเป ดอ านหน งส อแล ว จะได หน าต างรายละเอ ยดหน งส อราชการ และให ท าการคล ก ท หน งส อ (ด งร ปท 18) คล กท น เพ อด หน งส อ ร ปท 18 ฟอร มเป ดหน งส อราชการ จะปรากฏรายละเอ ยดต าง ๆ ของเอกสาร สามารถคล กด เอกสารจากไฟล ได ท นท โดยจะบ นท ก หร อจะเป ดไฟล โดยไม บ นท กลงเคร องก ได (ด งร ปท 19) 4.4 ให ด ท จ านวนช อผ ร บ จะม ท ม ส ทธ ก คน ท ร บแล วก คน ท ย งไม ได ร บก คน จะแสดงให เราเห น คล กด ท ต วเลข ร ปท 19 ฟอร มตาแหน งเป ดหน งส อ

16 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 16 / ภาพแสดงต วอย างบ คคลท ม ส ทธ ร บหน งส อ (ด งร ปท 20) ร ปท 20 ฟอร มรายช อผ ม ส ทธ ร บ 5.การป ดระบบ ข นตอนการป ดระบบ หล งเล กใช งาน ม 2 ว ธ ด งน (ด งร ปท 21) ว ธ ท 1 ว ธ ท 1 คล กป ม ออกจากระบบ ร ปท 21 ออกจากระบบ (Logout)

17 ค ม อ ร ะ บ บ ง า น E - F i l i n g ค ร - บ ค ล า ก ร อ น บ า ล ส ต ล ห น า 17 / 17 ว ธ ท 2 ว ธ ท 2 คล กเมน ป ดระบบ ว ธ น เป นการออกจากระบบ (Logout) พร อมก บป ดหน าต างโปรแกรม หล งจากคล กป ม ป ดระบบ จะม หน าต างเต อนว า ค ณต องการป ด หน าต างน หร อไม ให เราคล ก ป ม YES ร ปท 22 ป ดระบบออกจากโปรแกรม e-filing